Порядок работы с секретными документами в области гражданской обороны

Александров М.А. Консультант редакции журнала

В статье рассмотрены правила работы с секретными документами, в том числе в области гражданской обороны.

Порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну, а также основные требования к обеспечению режима секретности в организациях определяются законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 08.03.2015) "О государственной тайне", другими нормативно-правовыми актами, регулирующими отношения, связанные с защитой государственной тайны. Регламент работы с секретными документами обязателен для всех сотрудников, выполняющих секретные и совершенно секретные работы.

Работники, которым предстоит постоянная работа с секретными материалами, могут быть назначены на должности только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном порядке. С ними заключается договор (контракт), в котором они принимают на себя обязательства по неразглашению доверенных им сведений.

Контроль за организацией секретного делопроизводства, обеспечением режима секретности, сохранностью секретных документов осуществляет "Первый отдел".

Лица, допущенные к секретным работам и документам, знакомятся только с теми документами и выполняют только те работы, к которым они имеют отношение по роду служебной деятельности.

Исполнители секретных работ и документов должны знать, в части, их касающейся, правила учета, хранения, порядок пользования документами.

Лица, работающие с секретными материалами, обязаны:

а) строго хранить в тайне секретные сведения, ставшие им известными по службе; пресекать действия лиц, которые могут привести к их разглашению;

б) при составлении секретных документов ограничиваться минимальными, действительно необходимыми секретными сведениями; определять количество экземпляров в строгом соответствии со служебной необходимостью; пользоваться только специальными рабочими тетрадями, учтенными в "Первом отделе";

в) все полученные для исполнения секретные документы вносить во внутреннюю опись; хранить только в рабочей папке, в личном сейфе (металлическом шкафу), который по окончании работы опечатывать личной печатью. Не допускать совместного хранения в рабочей папке секретных и несекретных документов;

г) при получении документа – проверить, имеется ли на нем учетный номер, гриф секретности, пересчитать количество листов и экземпляров, сличить эти данные с записями в карточке или журнале. Только после этого расписаться (с указанием даты) за получение документа;

д) своевременно возвращать полученные секретные документы. На исполненном документе делать отметку: "В дело". Все резолюции, указания и записи об исполнении, как правило, пишутся на самих секретных документах. На документы, предназначенные для массовой рассылки, исполнитель составляет список рассылки;

е) об утрате или недостаче секретных документов (отдельных листов), ключей от режимных помещений, сейфов, личных печатей немедленно сообщать в "Первый отдел";

ж) при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку сдать или отчитаться перед уполномоченным "Первого отдела" за все числящиеся секретные документы.

По требованию сотрудников "Первого отдела" работники организации обязаны предъявлять для проверки все числящиеся за ними и имеющиеся секретные документы. При проведении служебных проверок в случаях нарушений правил выполнения секретных работ, разглашения секретных сведений, утраты документов представлять письменные объяснения на имя руководства организации.

Запрещается использовать секретные сведения в несекретной служебной переписке; вести переговоры по секретным вопросам по незащищенным линиям связи; снимать копии с секретных документов без письменного разрешения "Первого отдела"; выполнять секретные работы на дому; печатать документы закрытого характера на незащищенном компьютере; перевозить секретные документы, материалы и дела в общественном транспорте.

При подготовке документа, содержащего секретные сведения, исполнитель должен правильно определить степень его секретности. При этом необходимо руководствоваться Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне[1], и Правилами отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности[2].

Установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: "особой важности", "совершенно секретно" и "секретно".

Степень секретности определяется исполнителем и лицом, подписывающим документ. Гриф секретности проставляется на первом (титульном) листе в правом верхнем углу.

Гриф секретности сопроводительного письма должен соответствовать наивысшей степени секретности сведений, содержащихся как в самом письме, так и в приложении к нему.

Прием, учет и хранение шифротелеграмм, а также ознакомление с ними лиц, которым они адресованы, и исполнителей осуществляют работники "Первого отдела".

К ознакомлению с шифротелеграммами исполнители допускаются только по письменному указанию руководителя организации. Лица, ознакомившиеся с шифротелеграммами, разборчиво расписываются на них с указанием даты ознакомления, а в необходимых случаях и времени, делают отметку об исполнении.

Резолюции пишутся на шифротелеграммах. Писать резолюции, указания, поручения на отдельных листах бумаги не разрешается.

Передача шифротелеграмм от одних исполнителей другим, а также за пределы организации производится только через "Первый отдел".

По каналам шифрованной связи разрешается передавать важную и срочную информацию по секретным вопросам, а в исключительных случаях и по срочным несекретным вопросам, когда не представляется возможным или целесообразным ее направление другим способом.

Передавать один и тот же текст телеграммы в открытом и зашифрованном виде, вести переговоры о содержании по незащищенным линиям связи, снимать копии, делать какие-либо записи о содержании на неучтенных листах бумаги запрещается.

Шифротелеграммы составляются в единственном экземпляре.

По содержанию входящих и исходящих шифротелеграмм могут составляться краткие справки, которые учитываются в "Первом отделе", хранятся как документы соответствующей степени секретности.

Сведения, содержащиеся в шифротелеграммах, могут включаться в другие секретные документы (справки, письма и т.д.) только в тех случаях, когда степень их секретности не превышает степени секретности документов, в которые они включаются.

Ссылаться в этих документах на шифротелеграммы не разрешается.

За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, либо утрату документов, иные нарушения требований по обеспечению режима секретности и сохранению государственной тайны виновные лица несут уголовную, административную или дисциплинарную ответственность, а также могут быть отстранены от секретных работ и документов.

Источник: журнал «Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций в учреждениях, организациях и на предприятиях» N 5/2017.

[1] Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 (ред. от 30.11.2016).

[2] Правила отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности, утверждены Постановлением Правительства РФ от 04.09.1995 N 870 (ред. от 18.03.2016).

Другие статьи по теме

Категория: Организация ГО | Добавил: ЦИПЗО (18.05.2017)

Просмотров: 37884 | Теги: Организация ГО