Как правильно оформить документы по гражданской обороне
Главная » Статьи » Методические материалы

Как правильно оформить документы по гражданской обороне

Эффективное управление гражданской обороной невозможно без четко организованного делопроизводства. Грамотно составленный и оформленный документ является показателем управленческой культуры. Игнорирование принятых правил делопроизводства и требований к оформлению документов снижает эффективность управления, приводит к управленческим и юридическим ошибкам. Кроме того, любая проверка в области гражданской обороны и (или) защиты от чрезвычайных ситуаций, как правило, начинается с проверки документов и первое впечатление от них (не только от содержания, но и от оформления документов) окажет позитивное или негативное влияние на проверяющих.

С 1 июля текущего года введен действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[1]. Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов и требования к бланкам документов.  Хотя требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 не являются строго обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие и понимание работниками организации и внешними получателями. Это касается и других рекомендаций, изложенных в настоящей публикации.

Организация документооборота в организации[2] осуществляется специальным структурным подразделением или назначенным ответственным за делопроизводство лицом[3], на которые возложены функции по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ).

Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях организации, в т.ч. отвечающих за гражданскую оборону и защиту от чрезвычайных ситуаций, возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

 

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 

Приказ, распоряжение

Самыми распространенными документами являются приказы и распоряжения. Их часто считают синонимами, хотя между ними существуют определенные различия.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации (органом управления), действующим на основе единоначалия в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией (органом управления). Распоряжение же издается в целях решения оперативных вопросов и, как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц, работников и граждан. Приказы подписывают только руководители организаций или исполняющие их обязанности, а распоряжения могут подписывать их заместители в пределах своей компетенции.

Распоряжения, как и приказы, обязательны для исполнения.

Таким образом, приказами и распоряжениями оформляются управленческие решения нормативно-правового характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим внутренним вопросам. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности.

Например, приказ МЧС России от 23.05.2017 N 230 «Об утверждении Положения об уполномоченных на решение задач в области гражданской обороны структурных подразделениях (работниках) организаций» касается всех организаций независимо от подчиненности и форм собственности.

Порядок подготовки, согласования и подписания приказов и распоряжений практически идентичен. Их проекты готовят и вносят структурные подразделения организации на основании поручений руководителя организации, его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Проекты приказов (распоряжений) и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленные совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием их названий.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы и имеет следующие реквизиты:

Наименование организации.

Наименование вида документа – приказ (распоряжение).

Дата и номер – указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2018 г. N 21; 15.06.2018 N 21.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Например: О командировании работников Департамента гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций в ...

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю».

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель организации, а в его отсутствие – лицо, его замещающее.

Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Совместные приказы двух и более организаций печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 × 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

- наименования организаций располагаются на одном уровне;

- наименование вида документа – приказ –  располагается центрованно;

- дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центрованно;

- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

- подписи руководителей организаций располагаются ниже текста на одном уровне.

 

 

Образец оформления приказа

 

ПАО «Машиностроительный завод»

 

ПРИКАЗ

от 15.08.2018 N 69

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИИ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ В ПАО «МАШИНОСТРОИТЕЛЬНЫЙ ЗАВОД»

 

В соответствии с Федеральным законом от 12 февраля 1998 г. N 28-ФЗ "О гражданской обороне", Положением о гражданской обороне в Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 26 ноября 2007 г. N 804, а также в целях совершенствования работы по организации и ведению гражданской обороны в ПАО «Машиностроительный завод» приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об организации и ведении гражданской обороны в ПАО «Машиностроительный завод».

2. Признать утратившим силу приказ от 9 декабря 2013 г. N 552 "Об утверждении Положения об организации и ведении гражданской обороны в ПАО «Машиностроительный завод».

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ____________.

 

Директор (подпись) (расшифровка подписи)

 

Визы (на оборотной стороне)

 

 

 

 

Образец оформления распоряжения

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 30 июня 2015 г. N 1614р

 

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА СОЗДАНИЯ

НЕШТАТНЫХ ФОРМИРОВАНИЙ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ВЫПОЛНЕНИЯ

МЕРОПРИЯТИЙ ПО ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЕ В ОАО "РЖД"

 

В целях совершенствования организации гражданской обороны в ОАО "РЖД" и в соответствии с приказом МЧС России от 18 декабря 2014 г. N 701 "Об утверждении Типового порядка создания нештатных формирований по обеспечению выполнения мероприятий по гражданской обороне":

1. Утвердить прилагаемый Порядок создания нештатных формирований по обеспечению выполнения мероприятий по гражданской обороне в ОАО "РЖД".

2. Начальнику Департамента управления дочерними и зависимыми обществами Давыдову А.Ю. обеспечить доведение Порядка, утвержденного настоящим распоряжением, до дочерних обществ ОАО "РЖД" для руководства при решении вопросов о создании нештатных формирований по обеспечению выполнения мероприятий по гражданской обороне.

3. Начальнику Управления специальных программ Демченко А.Я. подготовить и представить до 1 декабря 2015 г. в установленном порядке предложения о внесении изменений в документы ОАО "РЖД" по гражданской обороне в связи с изданием настоящего распоряжения.

4. Признать утратившим силу Положение о нештатных аварийно-спасательных формированиях ОАО "РЖД", утвержденное ОАО "РЖД" 21 декабря 2010 г. N 105.

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на директора ОАО "РЖД" по специальным программам Корнилова Г.В.

 

Президент ОАО "РЖД" В.И. Якунин

 

Визы (на оборотной стороне)

 

 

Постановления

При решении наиболее значимых нормативно-правовых вопросов органы государственной власти в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы. Подготовка и оформление реквизитов постановления аналогичны оформлению приказов и распоряжений. В организациях, учреждениях и на предприятиях принятие постановлений встречается крайне редко.

 

 

Образец оформления постановления

 

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 3 октября 1998 г. N 1149

 

О ПОРЯДКЕ ОТНЕСЕНИЯ ТЕРРИТОРИЙ К ГРУППАМ

ПО ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЕ

 

Во исполнение Федерального закона "О гражданской обороне" Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Порядок отнесения территорий к группам по гражданской обороне.

2. Рекомендовать органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации представить в 1999 году в Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий и Министерство экономики Российской Федерации предложения по отнесению соответствующих территорий к группам по гражданской обороне.

3. Министерству Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий совместно с Министерством экономики Российской Федерации представить в I квартале 2000 г. в Правительство Российской Федерации проект перечня территорий, отнесенных к группам по гражданской обороне.

 

Председатель Правительства

Российской Федерации

Е.М. Примаков

 

 

Положение, правила, инструкция

Положения, правила и инструкции подписываются руководителем или утверждаются приказом руководителя организации. Соответственно утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Гриф утверждения ставится в верхнем правом углу первой страницы или титульного листа документа, например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода

(подпись) (расшифровка подписи)

25.01.2018

 

УТВЕРЖДЕНО

приказом МЧС России

от 27.01.2018 N 12

 

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативно-правовых актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке организации.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (например, «Положение о государственном надзоре в области гражданской обороны», «Инструкция о порядке обмена информацией об угрозе или возникновении чрезвычайных ситуаций», «Инструкция по организации работы пунктов выдачи средств индивидуальной защиты и порядка их оснащения»).

Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос "Кому?" (например, «Инструкция для дежурного персонала единой дежурно-диспетчерской службы».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

 

Протокол

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Порядок подготовки и оформления протоколов и решений коллегиальных органов устанавливается положениями об этих органах или регламентами их работы.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями организации и сторонними организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.[4] Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа или службу ДОУ и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке организации формата А4.

 

 

Образец оформления протокола

 

ПАО «Приборостроительный завод им. Р.А. Вострикова»

 

П Р О Т О К О Л

производственного совещания

от 10.02.2018 N 7

 

Председатель _____________________________

Секретарь  ________________________________

 

Присутствовали: 35 человек (список прилагается)

 

ПОВЕСТКА ДНЯ:

 

1. Об итогах работы в области гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций на предприятии в 2017 году и задачах на 2018 год. Доклад руководителя отдела гражданской обороны А.А. Иванова.

2. О ... 

 

1. СЛУШАЛИ:

Иванова А.А. – текст доклада прилагается

 

ВЫСТУПИЛИ:

Петров П.П. – краткая запись выступления  

Сидоров С.С. – краткая запись выступления

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Деятельность предприятия в области гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций в 2017 году признать удовлетворительной.

1.2. Одобрить проект плана основных мероприятий в области гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций на предприятии на 2018 год.

1.3. ...  

 

2. СЛУШАЛИ: 

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

 

Председательствующий (подпись) (расшифровка подписи)

 

Секретарь (подпись) (расшифровка подписи)

 

 

Служебные письма

Служебные письма по содержанию и назначению разделяются на инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Служебные письма готовятся:

- как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов;

- как исполнение поручений вышестоящих органов;

- как сопроводительные письма;

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

 

Например:

"Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий считает...", "Пенсионный фонд Российской Федерации рассмотрел..."

 

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается соответствующими положениями, регламентами, инструкциями. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

 

 

 

 

Образец оформления письма

 

 

 

Герб России

 

Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

109012 г. Москва, Театральный пр.,3

Тел./факс (495) 626-39-01

ОКПО 01234567, ОГРН 12345678910, ИНН/КПП 7708033140/771001001

от 02.09.2014 N 43-4203-33

На N __________ от ___________

 

 

 

Руководителям главных управлений МЧС России по субъектам Российской Федерации

 

 

 

О направлении методических рекомендаций

 

МЧС России направляет для использования в работе комплект Методических рекомендаций по проведению обучения персонала системы-112 на базе образовательных организаций высшего образования МЧС России, учебных центров ФПС и учебно-методических центров субъектов Российской Федерации с приложением программ обучения персонала системы-112.

Приложение: на 10 л. в 1 экз.

 

Статс-секретарь – заместитель Министра В.С. Артамонов

 

 

 

 

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ

ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ

ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

 

ПИСЬМО

от 14 июля 2017 г. N 8-24-583

 

В соответствии с требованиями пункта 5 Положения о подготовке населения в области гражданской обороны, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 2 ноября 2000 года N 841, организации всех видов и форм собственности обязаны организовывать и проводить вводный инструктаж по гражданской обороне с вновь принятыми работниками организаций в течение первого месяца их работы. Данные нововведения в единой системе подготовки населения распространяются на тех сотрудников, кто трудоустроен после 2 мая 2017 года.

Программу проведения с работниками организации вводного инструктажа организации разрабатывают самостоятельно с учетом специфики деятельности и территориального расположения.

Ответственным за проведение вводного инструктажа с работниками организаций в области ГО является руководитель или работник структурного подразделения организации, уполномоченный на решение задач в области ГО, а также может быть руководитель занятий по ГО, назначенные приказом (распоряжением) руководителя организации.

Программу курсового обучения, разработанную в организации на основе Примерной программы курсового обучения работающего населения в области гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, утвержденной Министром МЧС России от 22.02.2017 N 2-4-71-8-14, согласовывать не требуется.

 

 

Должностные инструкции

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, функции, обязанности, права, ответственность работников и предъявляемые к ним квалификационные требования. Составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (договора), в т.ч. при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

В должностной инструкции указывают наименование организации (учреждения, предприятия), конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения.

Основным нормативно-правовым документом при разработке должностных инструкций является Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. В системе гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций действует приказ Минтруда России от 03.12.2013 N 707н "Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников, осуществляющих деятельность в области гражданской обороны, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, обеспечения пожарной безопасности, безопасности людей на водных объектах и объектах ведения горных работ в подземных условиях". Содержащиеся в нем квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих уточненный перечень должностных обязанностей с учетом особенностей труда и специфики деятельности конкретных организаций (учреждений, предприятий).

Должностная инструкция состоит из четырех основных разделов:

- общие положения;

- обязанности;

- права;

- ответственность.

В разделе "Общие положения" указывают:

- уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

- требования к стажу работы по специальности;

- основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;

- основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия;

- перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);

- порядок замещения работника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.

В разделе "Должностные обязанности" указывают обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением основных направлений его трудовой деятельности. Перечень должностных обязанностей может быть дополнен или сокращен в зависимости от внешних и внутренних условий деятельности организации.

В разделе "Права" приводят перечень прав работника. Допускается конкретизировать те или иные права с учетом специфики выполняемых работником должностных обязанностей.

В разделе "Ответственность" указывают меру ответственности работника за несоблюдение трудовых обязанностей. В данном разделе также указывают, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный организации. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность работника.

Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления. Допускается размещение отметки об ознакомлении работника с инструкцией на листе самой должностной инструкции. В данном случае соответствующая отметка должна обязательно включать дату и подпись работника.

Гриф утверждения должностной инструкции располагают в правом верхнем углу документа. Должностная инструкция утверждается руководителем организации или специально издаваемым документом (приказом или распоряжением). При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

 

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода

________________ (подпись)

Петров И.И.

23.01.2018

 

При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

 

УТВЕРЖДЕНО

приказом (наименование предприятия, учреждения)

от 23.01.2018 N 18

 

Утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в отделе кадров в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и руководителю соответствующего структурного подразделения организации.

Примерная должностная инструкция работника, уполномоченного на решение задач в области гражданской обороны в организации, представлена в приложении 1.

 

Заявления

Под заявлением понимается адресованный должностному лицу документ, содержащий какую-либо просьбу гражданина (например, о приеме на работу, о предоставлении отпуска и т.д.), а также сообщение о нарушении законов и иных нормативно-правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц.

Заявление является официальным документом, поэтому при его составлении и обработке рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако следует учитывать, что требования стандарта носят рекомендательный характер и, кроме того, трудно требовать от заявителей (если они не работники организации) соблюдения всех правил оформления заявления. Они могут не знать точного наименования организации, фамилий должностных лиц, наименования их должностей и т.д., поэтому неправильно оформленное заявление – это не повод отказываться от его рассмотрения.

В зависимости от назначения заявление пишется в свободной форме или по установленной форме и обычно адресуется конкретному должностному лицу.

Реквизитами заявления являются:

- адресат;

- автор заявления (фамилия, имя, отчество);

- адрес заявителя (домашний адрес, телефон). Если заявление передается от работника организации, то вместо адреса указывается его должность и подразделение, в котором он работает;

- вид документа (заявление);

- дата;

- текст заявления;

- приложение (при наличии);

- подпись заявителя.

Как правило, текст заявления начинается с существа вопроса и обращения (прошу перевести..., прошу проверить состояние ... ), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная. Иногда на первом месте может быть преамбула, с изложением истории и существа дела, ссылками на нормативно-правовые акты и др.

Текст заявлений по однотипным повторяющимся вопросам (например, кадровым) может быть типовым.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (например, по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

В целях экономии времени, повышения качества заявлений и эффективности работы с ними используются типовые бланки и образцы заявлений.

 

Приложение 1

 

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ РАБОТНИКА, УПОЛНОМОЧЕННОГО НА РЕШЕНИЕ ЗАДАЧ В ОБЛАСТИ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

1. Общие положения

 

1. Настоящая должностная инструкция (далее по тексту – инструкция) разработана на основе «Положения о создании (назначении) в организациях структурных подразделений (работников), уполномоченных на решение задач в области гражданской обороны»[5] и «Положения об уполномоченных на решение задач в области гражданской обороны структурных подразделениях (работниках) организаций»[6].

2. Инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность работника, уполномоченного на решение задач в области гражданской обороны (ГО) в организации (далее по тексту – уполномоченный работник по ГО).

3. На должность уполномоченного работника по ГО назначаются лица, имеющие соответствующую подготовку в области гражданской обороны.

4. Обязанности уполномоченного работника по ГО могут выполняться на штатной или нештатной основе. В организациях, не отнесенных к категориям по гражданской обороне, работа по гражданской обороне может выполняться по совместительству одним из работников организации. Обязанности по ведению ГО может выполнять один из заместителей руководителя организации или иной работник по распоряжению руководителя организации, что закрепляется приказом или распоряжением по организации. Соответствующие записи вносятся в должностную инструкцию работника.

5. В зависимости от категории организации по ГО должностные обязанности уполномоченного работника по ГО могут дополняться и детализироваться.

6. Уполномоченный работник по ГО должен знать: законодательные, нормативно-правовые и методические документы в области ГО, защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, обеспечения пожарной безопасности и безопасности людей на водных объектах; производственную и организационную структуру организации; передовой отечественный и зарубежный опыт в области ГО, предупреждения и ликвидации ЧС; делопроизводство по ГО и ЧС; порядок и сроки составления отчетности о выполнении мероприятий по ГО и ЧС; порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну, и служебной информацией ограниченного распространения; требования к служебному поведению; методики проведения занятий по ГО и ЧС; основы трудового законодательства; правила и нормы по охране труда, промышленной безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности; нормативно-правовые акты РФ по общим вопросам промышленной безопасности.

7. Уполномоченный работник по ГО назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации в соответствии с действующим законодательством РФ. В организациях, отнесенных к категории по ГО, кандидатура уполномоченного работника по ГО согласовывается с органами МЧС, органами управления ГО и ЧС местных администраций и вышестоящих органов управления (по отраслевой подчиненности).

8. Уполномоченный работник по ГО непосредственно подчиняется руководителю организации.

 

2. Должностные обязанности

 

В соответствии с основными задачами и предъявляемыми законодательством Российской Федерации требованиями в области ГО уполномоченный работник по ГО:

а) в организациях, отнесенных к категориям по ГО:

1. Организует разработку (разрабатывает), уточняет и корректирует планы ГО.

2. Осуществляет методическое руководство планированием мероприятий ГО в представительствах и филиалах (если они имеются).

3. Организует планирование, подготовку и проведение мероприятий по рассредоточению работников, продолжающих деятельность в военное время, и работников, обеспечивающих выполнение мероприятий по ГО в зонах возможных опасностей, а также заблаговременную подготовку безопасных районов и производственной базы в безопасных районах.

4. Разрабатывает проекты документов, регламентирующих работу в области ГО.

5. Формирует (разрабатывает) предложения по мероприятиям ГО, обеспечивающие выполнение мобилизационного плана организаций.

6. Ведет учет защитных сооружений и других объектов ГО, принимает меры по поддержанию их в состоянии постоянной готовности к использованию, осуществляют контроль за их состоянием.

7. Организует планирование и проведение мероприятий по ГО, направленных на поддержание устойчивого функционирования организаций в военное время.

8. Организует разработку и реализацию инженерно-технических мероприятий ГО.

9. Организует планирование и проведение мероприятий по световой и другим видам маскировки.

10. Организует создание и поддержание в состоянии постоянной готовности к использованию систем связи и оповещения на пунктах управления этих организаций.

11. Организует прием сигналов ГО и доведение их до руководителей организаций.

12. Организует оповещение работников организаций об опасностях, возникающих при военных конфликтах или вследствие конфликтов, а также при возникновении чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

13. Организует создание и поддержание в состоянии постоянной готовности локальных систем оповещения в организациях, экплуатирующих опасные производственные объекты I и II классов опасности, на особо радиационно опасных и ядерно опасных производствах и объектах, гидротехнических сооружениях чрезвычайно высокой опасности и гидротехнических сооружениях высокой опасности.

14. Планирует и организует подготовку по ГО руководителей организаций.

15. Организует, планирует и осуществляет контроль за созданием, оснащением, подготовкой нештатных аварийно-спасательных формирований, нештатных формирований по обеспечению выполнения мероприятий по ГО, спасательных служб организаций и осуществляют их учет.

16. Участвует в планировании проведения аварийно-спасательных работ.

17. Организует подготовку работников способам защиты от опасностей, возникающих при военных конфликтах или вследствие этих конфликтов, а также при возникновении чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера.

18. Планирует и организует проведение учений и тренировок по ГО, а также участвует в организации проведения учений и тренировок по мобилизационной подготовке.

19. Формирует (разрабатывает) предложения по созданию, накоплению, хранению и освежению в целях ГО запасов материально-технических, продовольственных, медицинских и иных средств.

20. Организует создание страхового фонда документации по ГО.

21. Организует контроль за выполнением принятых решений и утвержденных планов по выполнению мероприятий ГО.

22. Вносит на рассмотрение руководителю организации предложения по совершенствованию планирования и ведения ГО.

23. Привлекает к работе по подготовке планов, распорядительных документов и отчетных материалов по ГО другие структурные подразделения организации.

б) в организациях, не отнесенных к категориям по ГО:

1. Организует взаимодействие с органами местного самоуправления по вопросу получения сведений о прогнозируемых опасностях, которые могут возникнуть при военных конфликтах или вследствие этих конфликтов, а также при чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера.

2. Участвует в планировании мероприятий по ГО муниципального образования в части касающейся.

3. Организует подготовку работников способам защиты и мероприятия по защите работников от опасностей, возникающих при военных конфликтах или вследствие этих конфликтов, а также при чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера.

 

3. Права

 

Уполномоченный работник по ГО имеет право:

1. вносить предложения по вопросам совершенствования ГО в организации руководству организации и вышестоящим органам управления ГО;

2. пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей;

3. представлять в установленном порядке свою организацию в органах управления и других организациях по вопросам ГО;

4. представлять руководству организации и вышестоящим органам управления ГО расчеты и предложения по организации и проведению мероприятий по ГО;

5. получать от руководителей структурных подразделений организации необходимую информацию для выполнения возложенных должностных обязанностей;

6. осуществлять контроль за проведением мероприятий по ГО в структурных подразделениях организации;

7. вносить руководству предложения по поощрению или наложению дисциплинарных взысканий на работников по результатам выполнения требований ГО;

8. проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующего квалификационного разряда;

9. повышать свою квалификацию.

Уполномоченный работник по ГО пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

 

4. Ответственность

 

Уполномоченный работник по ГО несет ответственность за:

1. своевременное и качественное осуществление возложенных на него должностных обязанностей;

2. своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

3. соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности;

4. ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми актами;

5. соблюдение исполнительской дисциплины и выполнение должностных обязанностей подчиненными ему работниками (при их наличии);

6. оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по устранению нарушений техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности организации, его работникам и иным лицам.

За нарушение трудовой дисциплины, законодательных и нормативно-правовых актов уполномоченный работник по ГО может быть привлечен в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

 

 

 

[1] Стандарт утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст. ГОСТ Р 7.0.97-2016  распространяется на организационно-распорядительные документы (уставы, положения, ГОСТ Р 7.0.97-2016 правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др.) на бумажных и электронных носителях и определяет: состав реквизитов документов и правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

[2] Это может быть учреждение, предприятие, орган управления и иные организации.

[3] В небольших образовательных организациях – это, как правило, секретарь руководителя организации.

[4] Количество дней может быть различным в зависимости от вида совещания, особенностей производственной деятельности и устанавливается руководителем организации самостоятельно (как правило, в соответствующем регламенте или правилах по подготовке совещания).

[5] Утверждено Постановлением Правительства РФ от 10.07.1999 N 782 (ред. от 14.10.2016).

[6] Утверждено приказом МЧС России от 23.05.2017 N 230.

Другие статьи по теме
Категория: Методические материалы | Добавил: ЦИПЗО (19.09.2018)
Просмотров: 1025